Santiago Grandes: Funciones E Instrumentos De La Comisión Andaluza De Valoración De Documentos

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La Comisión Andaluza de Valoración de Documentos es un órgano creado por la Ley 7/2011, de 3 de noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía.

Hasta que se produjo el desarrollo reglamentario previsto en dicha Ley sobre su adscripción, composición y funcionamiento, heredaba la composición y funciones de la Comisión Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos, el órgano consultivo que fue creado por el Decreto 97/2000, de 6 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos y Desarrollo de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos.

A la Comisión Andaluza de Valoración de Documentos corresponde:

Fijar las directrices para la conservación y eliminación de documentos.
Establecer los plazos de permanencia de los documentos en los diferentes archivos.
Aprobar los formularios normalizados para los estudios de identificación y valoración.
Crear grupos de trabajo para la identificación y la valoración documentales.

Las Sesiones y acuerdos de la CAVD pueden verse en este enlace.

Estudios de Identificación y Valoración de la CAVD. Los estudios de identificación y valoración son los instrumentos destinados a identificar y valorar las series documentales, según modelo aprobado por la Resolución de 11 de noviembre de 2002, de la Dirección General de Instituciones del Patrimonio Histórico, por la que se hace público el acuerdo de la Comisión Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos de 28 de octubre de 2002, que aprueba el formulario para los estudios de identificación y valoración de series documentales (BOJA núm. 8, de 14 de enero de 2003).

Los estudios se dirigen a la Presidencia de la Comisión Andaluza de Valoración de Documentos

- por los coordinadores de los grupos de trabajo
- o por las personas responsables de los archivos.

Dicha Comisión acuerda su admisión o no, para iniciar el procedimiento de aprobación de la correspondiente tabla de valoración.

Registro de todos los estudios de identificación y valoración recibidos y registrados, actualizado a 24 de marzo de 2015: Registro de Estudios de Identificación y Valoración (PDF 226 KB).

Para facilitar la cumplimentación de los estudios, además del modelo de formulario en formato Word, se pone a disposición de las personas autoras una herramienta en Access, de fácil uso. Esta herramienta integra las instrucciones de cumplimentación en el propio formulario, y dispone de algunos campos desplegables con respuestas tipo, simplificando así la elaboración de los estudios, su posterior impresión y la comunicación de los mismos a la Comisión.

Acceso al Formulario (winzip).

El formulario y las instrucciones no pertenecen a la Junta de Andalucía, sino que es un modelo que cada usuario (sea una institución de la Administración de la Junta de Andalucía, de la Administración Local o de las Universidades públicas de Andalucía) utiliza para plasmar sus estudios de identificación y valoración que les pertenecen a ellos. Por lo tanto, se ofrecen en blanco para que cada organismo o institución pueda, a su arbitrio, incluir marca identificativa.

En cumplimiento del acuerdo de la Comisión en su 39.ª sesión ordinaria, esta guía es de gran utilidad para determinar el régimen de acceso a los documentos de titularidad pública y su consignación en el estudio de identificación y valoración correspondiente:

Guía para la determinación del régimen de acceso a los documentos de titularidad pública a la luz de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno (PDF 65 KB).

Acceso al buscad Tablas de Valoración

Tablas de Valoración de series documentales en Datos Abiertos de la Junta de Andalucía

Propuestas de eliminación